«Наши финансовые планы существенно изменились!» История финансовой менеджерки Офиса Алеси Бальчунас — ОЕЭК | Офис европейской экспетизы и коммуникации
А так можно было

«Наши финансовые планы существенно изменились!» История финансовой менеджерки Офиса Алеси Бальчунас

Мы продолжаем рубрику «А так можно было?», где сотрудницы команды делятся своими историями выхода на удаленную работу, лайфхаками и трудностями. Сегодня разговор пойдет о финансовой составляющей.

Серия материалов «А так можно было?» – это личный опыт каждой сотрудницы Офиса. Каждый понедельник и четверг вы можете знакомиться с одной из нас и забирать в свою копилку «лучшие практики». 

Привет! Меня зовут Алеся Бальчунас, я финансовая менеджерка Офиса.

Как изменилась моя работа с переходом на онлайн? Почти никак!

Полностью самоизолироваться не получается, ведь документооборот юридических лиц в нашей стране работает в основном на бумаге. А это история про реальные подписи и печати на всех документах.

Конечно, приходится постоянно мыть руки и дезинфицировать мобильный телефон, ноутбук, ключи и снова руки.

Электронная подпись! Нет, не слышали

Сейчас как никогда чувствуется недостаток электронного документооборота с другими юрлицами, как, например, с банком. Мы пользуемся клиент-банком, используем электронный документооборот с налоговой инспекцией, Фондом соцзащиты населения и другими органами контроля.

Хотя сервисы для юридических лиц уже существуют – четкого понимания по их использованию в стране пока нет.

Например, для судебных разбирательств все равно потребуются оригиналы документов, а для доставки тех же канцтоваров – оригинал товарной накладной.

Финансовые плюсы?

Из-за карантина наши финансовые планы тоже существенно изменились! Оффлайн ивенты предполагают расходы на аренду, питание, канцелярские товары и т.д.

Но онлайн формат – это другое. Здесь нужно платить за сервисы для групповых вебинаров, например, Zoom.

И здесь важно предупреждать об этих изменениях партнеров и доноров, даже если кажется, что и так все ясно. Нет, не ясно. Донор должен быть четко осведомлен на что и почему перераспределяются средства, запланированные в бюджете.

Мы даже написали письмо нашему арендодателю с просьбой снизить ставку за аренду офиса. И он проникся сложившейся ситуацией и на три месяца сократил наши расходы на аренду!

Мы в Офисе надеемся, что в скором времени ситуация прояснится – отменять или переносить оффлайн тренинги, семинары. Хотя многие ивенты уже перевели в онлайн.

Сейчас мы приняли решение продлить сроки запланированных программ на пару месяцев без дофинансирования, что и согласовываем с партнерами и донорами.

Не болейте, берегите себя, своих коллежанок, партнеров и организации!

Рекомендуем почитать:
А так можно было

«Карантин, спасибо за идеи!» История PR-специалистки Офиса Александры Савинич

А так можно было

«Удаленка – это маленькая жизнь!» История проектной менеджерки Офиса Валерии Волкогоновой

А так можно было

«Как Офис оказался в самоизоляции!» История директорки Светланы Зинкевич